個人資料私隱政策聲明

• 在職家庭及學生資助事務處個人資料私隱政策聲明

  在職家庭及學生資助事務處（職學處）致力確保按照《個人資料（私隱）條例》（第468章） 的相關條文，處理收集所得的一切個人資料。

• 所持有的個人資料種類

  職學處持有下列兩大類個人資料：

  1. 與運作有關的個人資料 包括各項學生資助計劃、在職家庭津貼辦事處所管理的計劃及／或獎學金與獎勵計劃申請人的個人資料（包括其家人／彌償人／見證人的個人資料）。該等記錄由各相關組別備存，以便處理學生資助、發放津貼／款項、獎學金及獎勵計劃事宜，例如審批申請及發放助學金／貸款與償還學生貸款等。備存的個人資料，按資料當事人所申請／職學處所提供的服務／資助而有所不同；該等個人資料或包括個人及家庭資料、申請人及家人的就學詳情、就業情況及職位、入息詳情、開支、資產及負債；

  2. 與就業有關的僱員（公務員及非公務員合約僱員）和應徵者個人資料 包括求職及僱員個人資料詳情、就業資料、薪酬及福利詳情、休假及培訓記錄、強制性公積金計劃參與情況、工作表現評核及紀律事宜等。

• 備存個人資料的主要目的

  持有個人資料的目的：

  1. 與運作有關的個人資料 旨在審批申請、處理查詢及投訴、審理反對及上訴、核實申請、公布申請結果、追討多付款項及拖欠的學生貸款、審視審批決定、編製統計數字及進行研究等；

  2. 與就業有關的僱員和應徵者個人資料 旨在執行人力資源管理職能，包括聘任、晉升、培訓、職位調派、僱傭福利、紀律事宜及終止聘任、表現管理及員工關係等。

• 資料保存

  職學處制定和執行有關個人資料記錄的保存政策，確保個人資料的保存時間，不得超過貫徹使用或將使用該等資料的目的所需時間。職學處按照政府檔案處批准的一般行政檔案存廢期限表及業務檔案存廢期限表，就所收集和持有的各種個人資料訂定不同的保存時間。

• 承諾

  職學處承諾：

  1. 以合法和公平的方法，收集足夠但不過量的個人資料，而該等資料只為與職學處的職能或活動有關的合法目的而收集；

  2. 採取一切合理可行的步驟，在收集資料時告知資料當事人收集資料的目的、資料可能轉移予其他人士的類別，可要求查閱及改正個人資料的權利，以及處理查閱及改正資料要求的人員姓名及地址（有見及此，職學處編製了《收集個人資料聲明》）；

  3. 在顧及個人資料所作用途的同時，採取一切合理可行的步驟，確保所收集或保存的個人資料準確無誤；

  4. 採取一切合理可行的步驟，刪除不再需要作原有用途的個人資料；

  5. 除非資料當事人已明確同意其個人資料可作其他用途，否則職學處只會把所收集的個人資料用於收集該等資料的目的或與其直接有關的目的；

  6. 採取一切合理可行的步驟，確保個人資料不會為未獲准許的人士查閱、處理、刪除或作其他用途，也不會意外地為人查閱、處理、刪除或作其他用途；

  7. 採取一切合理可行的步驟，確保任何人均獲告知職學處所持有的個人資料種類，以及該等資料的用途；以及

  8. 准許任何人查閱和改正以他們為資料當事人的個人資料，並以法律准許或規定的方式處理該等查閱／改正個人資料的要求。

• 閣下可以瀏覽香港個人資料私隱專員公署網頁以查詢更多關於私隱權政策的資料。